Quản lý văn bản ISO

Số hóa, lưu trữ và quản lý tập trung toàn bộ văn bản ISO của Doanh nghiệp

Vì sao sử dụng Quản lý văn bản ISO?

  • Mất thời gian trong việc quản lý & sinh số văn bản.

  • Khó quản lý thông tin văn bản, tình trạng hiệu lực.

  • Khó khăn trong tra cứu, tìm kiếm văn bản.

  • Khó kiếm soát được việc ban hành văn bản đến toàn thể CBNV/ công nhân nhà máy.

  • Không đảm bảo an toàn & bảo mật thông tin

null
  • Cho phép chủ động vào sổ văn bản theo yêu cầu.

  • Quản lý tình trạng hiệu lực của văn bản và văn bản liên quan. Hiển thị sơ đồ mối liên hệ giữa các văn bản.

  • Hỗ trợ tra cứu nâng cao, tìm kiếm toàn văn & các văn bản liên quan.

  • Ban hành, chia sẻ văn bản đến từng cá nhân, nhóm người dùng, phòng ban trong công ty

null

GIÁ TRỊ ỨNG DỤNG

Chuyển đổi số cho doanh nghiệp 4.0
Tiến tới văn phòng không giấy tờ
null

Tiết giảm thời gian

Nhờ tối ưu hóa các công tác liên quan đến văn thư lưu trữ như quản lý sổ văn bản, lấy số văn bản, ban hành văn bản.
null

Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí vận hành như in ấn, giấy tờ, chuyển phát nhanh,…
null

Giảm thiểu rủi ro

Giảm thiểu rủi ro pháp lý, vận hành do lỗi mất, thất lạc công văn.
null

Quản lý toàn diện

Quản lý toàn diện các thông tin văn bản thuộc tính, tệp văn bản, văn bản đính kèm, văn bản liên quan, tình trạng hiệu lực.
null

Quản lý tình trạng hiệu lực

Tự động cập nhật tình trạng hiệu lực của các văn bản liên quan khi có văn bản mới được ban hành
null

Tra cứu, tìm kiếm

Hỗ trợ tra cứu nâng cao, tìm kiếm toàn văn
null

Quy trình phê duyệt

Quy trình dự thảo, rà soát, phê duyệt, ban hành văn bản (tích hợp với phần mềm Phê duyệt tờ trình, tài liệu, hồ sơ)
null

Câu hỏi thường gặp

Các dữ liệu (thông tin văn bản, tệp văn bản,…) sẽ được lưu trữ tại đâu?

Các dữ liệu sẽ được lưu trữ tại SharePoint List tại cloud của Microsoft (nếu Đơn vị dùng Microsoft 365) hoặc tại server của đơn vị (nếu đơn vị dùng SharePoint On – Premise)

Nếu triển khai phần mềm thì các dữ liệu văn bản cũ nên xử lý như thế nào?

Đơn vị có thể sử dụng dịch vụ chuyển đổi dữ liệu của Chúng tôi để đưa văn bản cũ lên phần mềm

Việc chuyển đổi dữ liệu có thể song song với quá trình triển khai phần mềm hoặc sau khi sử dụng phần mềm tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng.

Phần mềm cho phép lưu trữ và xem trực tuyến các định dạng tài liệu gì?

Phần mềm hỗ trợ hầu hết các định dạng file từ office (word, excel, pdf, powerpoint), ảnh (png, jpg,..), video (mp3, mp4, mv4,…) đến các file AutoCAD, file nén,.

Phần mềm hỗ trợ xem văn bản trực tuyến các định dạng file office (word, excel, pdf, powerpoint), ảnh (png, jpg..)

Phần mềm có cho phép tìm kiếm trong nội dung văn bản không?

Có. Phần mềm cho phép tìm kiếm các nội dung văn bản dạng office. Các văn bản scan được hỗ trợ một phần nhất định tùy vào chất lượng văn bản scan.

Chúng tôi có thể yêu cầu điều chỉnh tính năng phần mềm theo nhu cầu không?

Đây sẽ  dịch vụ triển khai –  tính phí. 

Chi phí phần mềm như thế nào?

Chi phí phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng. Khách hàng có thể trả phí hàng năm hoặc một lần. Vui lòng liên hệ với Chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

Liên hệ: Email: Sales@fanxipan.net, Điện thoại: 0966690496

Thời gian triển khai và dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm này như thế nào?

Vui lòng liên hệ với Chúng tôi để được cung cấp thông tin chi tiết về nội dung này.

Liên hệ: Email: Sales@fanxipan.net, Điện thoại: 0966690496.

Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tốt hơn