Quản lý văn bản đến – đi, văn bản nội bộ
Quản lý, xử lý & khai thác văn bản, công văn dễ dàng
Vì sao sử dụng Quản lý văn bản đến – đi, văn bản nội bộ ?
Mất nhiều thời gian trong công tác văn thư lưu trữ như: Quản lý sổ văn bản, Vào sổ văn bản, Cấp số văn bản …
Mất nhiều thời gian để theo dõi tiến trình xử lý văn bản, tình trạng xử lý văn bản hiện thời.
Không nhóm được các trao đổi liên quan tới xử lý công việc, do email nằm rải rác trong hộp thư của mỗi cá nhân.
Khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm.
Cho phép chủ động vào sổ văn bản theo yêu cầu.
Khả năng lưu vết, kiểm soát tất cả các hoạt động nhờ hệ thống thông báo thông minh. Cho phép luân chuyển & giao việc theo văn bản ngay trên hệ thống.
Công cụ tìm kiếm toàn văn dễ dàng, có thể tự động tìm kiếm các văn bản liên quan và tìm kiếm trong từng kho văn bản đến – đi, văn bản nội bộ.
GIÁ TRỊ ỨNG DỤNG
Tiến tới văn phòng không giấy tờ
An toàn & Bảo mật
Quản lý công việc
Cổng tra cứu, truy cập văn bản
• Cá nhân hóa theo người dùng: Hiển thị nhanh danh sách văn bản cần xem, Văn bản mới ban hành, Văn bản thường xuyên sử dụng.
• Xem văn bản trực tuyến – Hỗ trợ lưu, tải văn bản.
Khả năng tích hợp
• Tích hợp với phần mềm Phê duyệt tờ trình, tài liệu, hồ sơ để tạo dự thảo văn bản nội bộ, văn bản đi (trả lời cho văn bản đến) .
• Tích hợp với các kho lưu trữ khác để tìm kiếm tài liệu tập trung tại một cổng tra cứu duy nhất.
Quản trị & thiết lập
Câu hỏi thường gặp
Các dữ liệu (thông tin văn bản, tệp văn bản,…) sẽ được lưu trữ tại đâu?
Các dữ liệu sẽ được lưu trữ tại SharePoint List tại clould của Microsoft (nếu Đơn vị dùng Microsoft 365) hoặc tại server của đơn vị (nếu đơn vị dùng SharePoint On-premise)
Nếu triển khai phần mềm thì các dữ liệu văn bản cũ nên xử lý như thế nào?
Đơn vị có thể sử dụng dịch vụ chuyển đổi dữ liệu của chúng tôi để chuyển đổi các văn bản cũ lên phần mềm.
Việc chuyển đổi dữ liệu có thể song song quá trình triển khai phần mềm hoặc sau khi sử dụng phần mềm, tùy thuộc vào khả năng chuẩn bị dữ liệu của đơn vị.
Phần mềm cho phép lưu trữ và xem trực tuyến các định dạng tài liệu gì?
Phần mềm hỗ trợ hầu hết các định dạng file từ office (word, excel, pdf, powerpoint,..), ảnh (png, jpg,..), video (mp3, mp4, mv4,…), đến các file AutoCAD, file nén,…
Phần mềm hỗ trợ xem văn bản trực tuyến các định dạng file office (word, excel, pdf, powerpoint,..), ảnh (png, jpg,…)
Phần mềm có cho phép tìm kiếm trong nội dung văn bản không?
Có. Phần mềm cho phép tìm kiếm các nội dung văn bản dạng office. Các văn bản scan được hỗ trợ 1 phần nhất định tùy vào chất lượng văn bản scan.
Chúng tôi có thể yêu cầu điều chỉnh tính năng phần mềm theo nhu cầu không?
Có. Đây sẽ là dịch vụ triển khai có tính phí.
Chi phí phần mềm như thế nào?
Chi phí phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng. Khách hàng có thể trả phí hàng năm hoặc một lần. Vui lòng liên hệ với Chúng tôi để được tư vấn cụ thể.
Thời gian triển khai và dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm này như thế nào?
Vui lòng liên hệ với Chúng tôi để được cung cấp thông tin chi tiết về nội dung này. Liên hệ
